Instandhaltungsdashboard zur ProzessüberwachungStandardreporting für Betriebsbereiche

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Entwicklung eines Standard-Reportings für einen großen Chemiekonzern.

Im Rahmen eines Projektes bei einem Kunden der petrochemischen Industrie wurden verschiedene Kernprozesse identifiziert, die zum Erreichen der Businessziele von entscheidender Bedeutung sind. Im Rahmen eines Pilotprojektes wurden einige Änderungen am Instandhaltungsprozess vorgenommen mit dem Ziel eine bessere Budgetkontrolle und Equipmentverfügbarkeit zu erreichen. Zur Prüfung des neuen Prozesses auf Prozesseinhaltung und -effizienz soll ein regelmäßiges Prozessmonitoring stattfinden. Hierzu wurden die entsprechenden Kennzahlen entwickelt und in Form eines Prototypen umgesetzt.

challenge

Im Rahmen eines Workshops wurden insbesondere die folgenden inhaltlichen Themen für die Kennzahlen des Dashboards identifiziert:

  • Prozesseinhaltung:

    Wird der Prozess von den beteiligten Personen eingehalten? Da in frühen Phasen eines Projektes systemseitige Anpassungen erst implementiert werden sollen, nachdem sichergestellt ist, dass diese Arbeitsweise das gewünschte Ergebnis liefert, soll jedoch kontinuierlich überprüft werden, ob sich alle beteiligten an die neuen Spielregeln halten.

  • Risikomanagement:

    In einer Instandhaltungsorganisation werden Tätigkeiten immer nach gewissen Systematiken priorisiert (Umwelteinflüsse, Gefährdung von Personen, Margenoptimierung, Reputation). Es ist nun interessant, ob dieses Risikomanagement korrekt und nach den entsprechenden Vorgaben durchgeführt worden ist.

  • Backlog-Management:

    Bei der Umstellung der Arbeitsweise und Priorisierung, dürfen wichtige Tätigkeiten nicht vernachlässigt werden. Hier kann es unter Umständen dazu führen, dass gewissen Sachen „ausgeblendet“ werden und sich somit nur auf die neue Vorgehensweise fokussiert wird. Dies kann schwerwiegende Konsequenzen haben und darf bei gesetzlichen Vorgaben nicht passieren. Aus diesem Grund soll insbesondere auch der Backlog an Tätigkeiten betrachet werden.

solution

Für Definition und Erstellung des Prototyps wurden in folgenden Teilschritten vorgegangen:

  • Identifikation der Prozessschritte:

    Um überhaupt den Prozess überprüfen zu könenn wurde sämtliche Prozessschritte identifiziert und systemseitig definiert. Es wurden verschiedene Zustände innerhalb des Prozesses als relevant definiert und zeitliche Höchstwerte für eine Verweildauer in einem Zustand definiert.

  • Definition der Leistungsfähigkeit:

    Da eine objektive Messung einer Prozessumstellung schwierig ist und eine Vergleichbarkeit herzustellen wurden verschiedene Betriebsbereiche anhand ihres im vergangenen Jahr abgearbeiteten Volumen bewertet, um die Leistungsfähigkeit je Anlagenbereich zu ermitteln und diese in Zukunft vergleichen zu können.

  • Definition von Kennzahlen:

    Basierend auf den identifizierten Prozessschritten und kritischen Phasen im Prozess wurden nun Kennzahlen definiert. Mit Hilfe der zuvor definierten Leistungsfähigkeit wurde eine ojektive Vergleichbarkeit einzelner Produktionseinheiten geschaffen. Beispiele für die Kennzahlen sind (Veränderung des Backlogs, Anzahl an Überfälligkeiten in den verschiedenen Prozessschritten, Durchlaufzeiten der Störungen, etc.).

  • Teilautomatische Verarbeitung der Quelldaten / Regelmäßiges Review:

    Das Dashboard wurde zunächst als Prototyp in Excel erstellt und wird teilautomatisiert aus dem ERP-System mit Daten versorgt. Dies hat den Vorteil, dass Änderungen im laufenden Change-Projekt schnell im Dashboard umgesetzt werden können. Nach Abschluss des Change-Projektes ist eine Übernahme in die Reporting-Systeme des Kunden geplant.

     

results

Prozesseinhaltung

Durch die geschaffene Transparenz innerhalb des Pilotprojektes wurde der Prozess schneller adaptiert, da Abweichungen sofort erkannt wurden und hier eine aktive Gegensteuerung sofort erfolgen konnte. Es wurden wöchentliche Reviews durchgeführt, so dass die Prozesseinhaltung gesteigert wurde.

Verbesserte Risikobewertung

Durch die einheitliche Bewertung des vorhanden Arbeitsvorrates wurde eine Risikobewertung von „Altlasten“ vereinheitlicht und adressiert.

Verbesserte Reaktionsfähigkeit

Verbesserte Reaktionsfähigkeit auf Verzögerungen innerhalb des Abarbeitungsprozess. Die Reaktionszeit, wenn in innerhalb eines Prozessschrittes Verzögerungen auftreten wurde verbessert und somit Überfälligkeiten in einem ersten Schritt um ca. 30% verringert.

Erhöhte Tranparenz

Ressourcenbedarf wird transparent dargestellt und es kann eine bessere Budgetsteuerung erfolgen.

Eine zukünftige Verwendung soll in vollautomatisierte Form zum Prozessmonitoring kontinuierlich genutzt werden, da die Prozessänderung, auch dank eines transparenten Instandhaltungsdashboard erfolgreich umgesetzt wurde.

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